Home › Catering Zwolle › Checklist catering organiseren
Checklist: catering organiseren
Een feest voor 50 tot 150 gasten valt of staat bij een paar beslissingen die u vroeg moet nemen. Deze checklist loopt ze in volgorde af - van acht weken vooraf tot de dag zelf - inclusief de punten die achteraf het vaakst worden vergeten.
Zes tot acht weken vooraf
- Datum en tijdstip vastleggen. Zaterdagen in mei tot september zijn bij vrijwel elke cateraar het eerst vol.
- Aantal gasten inschatten. Een ruwe schatting is genoeg; het exacte aantal geeft u later door.
- Locatie bepalen en controleren of grillen mag. Feestzalen, campings en trouwlocaties hebben hier regels over. Vraag het expliciet.
- Offertes aanvragen. Vraag er twee of drie op, maar vergelijk wel op dezelfde punten - zie onze uitleg over wat catering kost.
- Dieetwensen inventariseren. Vegetarisch, halal, allergieën. Beter nu dan drie dagen van tevoren.
Twee tot vier weken vooraf
- Menu definitief maken. Welke vleessoorten, hoeveel gangen, wel of geen hapjes vooraf.
- Opstelplek voor de grill afspreken. Verhard of gras, afstand tot ramen en buren, en waar de bus kan staan om uit te laden.
- Weerplan maken. Is er een overkapping of partytent? Zo niet, wie regelt die bij slecht weer?
- Tafels, stoelen en statafels regelen. Dit zit meestal níét bij de catering in - het wordt het vaakst vergeten.
- Drankvoorziening regelen. Vrijwel geen enkele grillcateraar levert drank; dat regelt u zelf of via de locatie.
- Afval afstemmen. Wie ruimt wat op, en waar kan het afval heen?
De laatste week
- Definitief aantal gasten doorgeven. Uiterlijk een paar dagen van tevoren, zodat de inkoop klopt.
- Aantal kinderen apart doorgeven. Kinderporties worden lager gerekend, maar alleen als de cateraar ze kent.
- Tijdschema afstemmen. Hoe laat komen de gasten, hoe laat moet het eten klaar zijn, hoe laat loopt het af?
- Contactpersoon en telefoonnummer uitwisselen voor op de dag zelf.
- Routebeschrijving sturen als de locatie lastig te vinden is - buitengebieden zijn berucht.
- Parkeren regelen voor de cateraar, zo dicht mogelijk bij de opstelplek.
Wat het vaakst wordt vergeten
- Verlichting bij de grill. Een feest dat doorloopt tot na zonsondergang heeft licht nodig bij de uitgifte.
- Een tafel om op uit te delen. Klinkt klein, maar zonder tafel wordt het behelpen.
- Toestemming van de locatie voor open vuur. Vooral op campings en bij verhuurlocaties.
- Rookrichting ten opzichte van de buren. In een rijtjestuin bepaalt dit waar de grill komt te staan.
- Een plek voor vegetarische gasten. Niet alleen vegetarisch eten, maar ook een moment waarop het klaar is.
- Wie het aanspreekpunt is tijdens het feest. Dat hoeft niet de gastheer te zijn - vaak is het handiger als iemand anders die rol pakt.
Vragen om aan uw cateraar te stellen
- Hoe lang wordt er doorgegrild, en wat als het uitloopt?
- Zitten grillmeester, opbouw, opruimen en houtskool in de prijs?
- Worden brood, salades en sauzen meegeleverd?
- Welk serviesgoed is inbegrepen?
- Tot wanneer kan het aantal gasten nog wijzigen?
- Wat gebeurt er bij slecht weer?
- Is het eten halal, en is er een vegetarisch alternatief?
Wilt u deze vragen aan ons stellen? Bel 06 29501500, stuur een WhatsApp of vraag een vrijblijvende offerte aan.
Veelgestelde vragen
Hoe ver van tevoren moet ik catering regelen?
Voor zaterdagen in het voorjaar en de zomer zes tot acht weken; voor bruiloften drie tot zes maanden. Doordeweeks en in het najaar lukt korter vaak ook.
Leveren cateraars ook tafels en stoelen?
Meestal niet, en dit is het punt dat het vaakst wordt vergeten. Regel meubilair via de locatie of een verhuurbedrijf.
Wordt drank meestal meegeleverd?
Bij grillcatering vrijwel nooit. Drank regelt u zelf of via de feestlocatie.
Tot wanneer kan ik het aantal gasten nog wijzigen?
Bij ons tot enkele dagen van tevoren. Kleine afwijkingen vangen wij op met onze standaardmarge in de inkoop.
Wat moet ik regelen als het gaat regenen?
Een partytent of overkapping boven zowel de grill als de eetplek. Bespreek vooraf met uw cateraar wie dat regelt als het zover komt.
Verder lezen
Meer weten? Bekijk de cateringpakketten, de menukaart of neem contact op via 06 29501500.